Cómo montar ChatGPT o Claude con tus propios documentos

Quien usa ChatGPT o Claude a diario acaba encontrándose con lo mismo: contesta con mucha seguridad cosas que no son verdad, escribe correos que podrían ser de cualquier empresa y cada día hay que volver a explicarle quién eres. No es que la herramienta sea mala. Es que está vacía.

Por qué contesta de memoria

Un modelo de lenguaje sin documentos tuyos responde con lo que aprendió en su entrenamiento, que es una mezcla de millones de textos de internet. Para una pregunta general, vale. Para una sobre tu negocio no tiene de dónde sacarlo, y aun así contesta.

Por eso falla la regla de un juego de mesa con el mismo aplomo con el que falla un plazo fiscal. La solución no es una suscripción más cara: es darle la información buena y pedirle que la use.

Un proyecto por cada trabajo

Tanto ChatGPT como Claude tienen proyectos: un espacio con sus propios documentos y sus propias instrucciones, que se aplican a todas las conversaciones que abras dentro. En vez de pegar las tarifas en cada chat, se suben una vez y cada conversación arranca sabiéndolas.

1. Tus documentos buenos
2. Unas instrucciones cortas
3. Un proyecto por trabajo
4. Respuestas sobre tu negocio, con su fuente

Un proyecto por trabajo, no uno para todo: «Presupuestos», «Atención a clientes», «Contratos». Así cada uno tiene solo lo que necesita, y es más fácil saber de dónde sale cada respuesta.

Qué documentos subir

Los buenos, no todos. Lo que de verdad usa quien hace ese trabajo:

Los ejemplos importan más de lo que parece: sin ellos escribe la media de internet; con ellos escribe con tu estructura y tu tono. Y qué entra y qué no conviene dejarlo por escrito antes de empezar.

Las instrucciones del proyecto

Cada proyecto lleva unas instrucciones que la herramienta lee siempre. Las que mejor funcionan son cortas y concretas, y dicen cuatro cosas:

1. Quién eres y para quién trabajas

   «Somos un taller de reformas en Madrid; los clientes son particulares».

2. Qué tiene que hacer

   «Redacta el borrador del presupuesto con la plantilla y las tarifas del proyecto».

3. Cómo

   El tono, el formato y lo que no debe hacer nunca.

4. Qué hacer cuando no lo sabe

   «Si un precio no está en las tarifas, dilo y no lo inventes». Es la que más errores evita.

Exigir que cite

La instrucción más útil de todas es esta: que diga de qué documento y de qué apartado saca cada dato.

Sin fuente, comprobar una respuesta cuesta lo mismo que haberla hecho a mano. Con fuente, unos segundos.

Para saber si el montaje funciona, la prueba es sencilla: hazle diez preguntas cuya respuesta ya conoces. Si acierta y cita bien, está lista para usarse. Si no, casi siempre falta un documento o sobra uno que la confunde.

Conectarla a donde ya trabajas

Según el plan que tengas, las dos se pueden conectar a la unidad compartida, al correo o al calendario, y leer los archivos sin que nadie los pegue. Es lo que acaba con trabajar a base de copiar y pegar, con la herramienta en una pestaña y el trabajo en otra.

Conviene hacerlo después de tener el proyecto funcionando, no antes: primero que conteste bien, luego que llegue a más sitios.

Que todo el equipo use lo mismo

Si cada persona la usa a su manera, lo que descubre una no le llega al resto. Con una cuenta de equipo, los proyectos se comparten: las mismas instrucciones, los mismos documentos y las mismas reglas sobre qué se pega y qué no. Además, en los planes de empresa de ChatGPT y de Claude lo que escribes no se usa para entrenar sus modelos.